Comissões e políticas

(TJAP) Entrada do Palácio da Justiça.

Pode-se dizer que formalmente a Política de Gestão Documental e Memória do TJAP foi iniciada a partir da Resolução n. 1007/2015-TJAP e da montagem da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD).

Em 2019, com a chegada de servidores especializados nas áreas afins (Arquivista, Bibliotecária, Historiador e Museólogo), foi possível incluí-los na composição da referida comissão, tornado-a mais diversificada.

No ano seguinte, o Conselho Nacional de Justiça promulgou a Resolução CNJ n. 324/2020, que “Institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname”.

 As novas orientações trazidas pela normativa do CNJ possibilitaram uma readequação no TJAP, ocasionando a revogação da Resolução n. 1007/2015-TJAP. Em seu lugar passou a vigorar a Resolução n. 1456/2021-TJAP, que “Implanta e disciplina as normas de funcionamento da Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário e de seus instrumentos no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Amapá”.

(TJAP) Detalhe do Livro de Classificação de Escravos Libertados pelo Fundo de Emancipação, Município de Mazagão, 1871.

A partir de então, além da CPAD, o TJAP passou a contar com a Comissão Permanente de Gestão de Memória (CPGM) e Comissão Permanente de Preservação Digital (CPPD) (Portaria 63910/2021-GP). Desse modo, em suas respectivas atuações as comissões observarão os seguintes preceitos (art. 8º, da Resolução 1456/2021-TJAP):

I – garantia de acesso a informações necessárias ao exercício de direitos;

II – promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo Poder Judiciário;

III – produção da narrativa acerca da história do Poder Judiciário e a consequente difusão e consolidação da imagem institucional;

IV – intercâmbio e interlocução com instituições culturais e protetoras do Patrimônio Histórico e Cultural e da área da ciência da informação;

V – interface multidisciplinar e convergência dos saberes ligados às áreas da memória, da história e do patrimônio com aquelas da museologia, da arquivologia, do direito, da gestão cultural, da comunicação social e da tecnologia da informação;

VI – guarda de documentos ou informações necessários à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos;

VII – manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e pelo tempo de guarda que houver sido definido;

VIII – classificação, avaliação e a descrição documental, mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais;

IX – manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando garantir os requisitos arquivísticos e a presunção de autenticidade de documentos e processos administrativos e judiciais digitais;

X – padronização das espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos;

XI – adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental;

XII – garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais;

XIII – capacitação e orientação de magistrados e de servidores dos órgãos do Poder Judiciário sobre os fundamentos e instrumentos do Proname e Gestão Documental;

XIV – adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos – MoReq-Jus;

XVI – fomento às atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e da história nacional ou regional por meio de criação de Museus, Memoriais, Espaços de Memória ou afins, assim como de divulgação do patrimônio contido nos Arquivos Judiciais.