Arquivo Geral do Poder Judiciário
(TJAP) Livro de Notas n. 1 da Vila de Mazagão, ano 1841.
Funcionando desde o período territorial no interior do Fórum Desembargador Leal de Mira, o Arquivo Geral do Tribunal de Justiça é a unidade administrativa responsável pela gestão, organização e acesso aos processos do Fórum da Capital. Diretamente subordinado à Diretoria do Fórum de Macapá, possui hoje sob sua supervisão um acervo de aproximadamente 24 mil caixas arquivos, o equivalente a 3.360 metros lineares de documentos, composto, em sua grande maioria, por autos das varas cíveis (41%), criminais (29%) e de família (24%) com datas-limite entre 1990 a 2018. Conserva ainda documentação de interesse histórico, contando com mais de 1.300 caixas de processos de natureza variada (6% do volume total do acervo), com recorte temporal que vai desde o ano 1852 até 1989 (término do período Territorial no Amapá), constituindo-se em fontes altamente relevantes de informação e pesquisa interna e externa.
Além de seu uso convencional, o patrimônio arquivístico do Tribunal de Justiça do Estado do Amapá possui outras possibilidades de utilização, entre os quais: o apoio às atividades de ensino e pesquisa, sobretudo, de nível acadêmico; resgate da história e evolução do Judiciário e da sociedade amapaense; fonte de dados e informações para pesquisadores, juristas, historiadores, sociólogos, magistrados e sociedade em geral; realização de exposições temáticas e comemorativas, em ambiente físico ou virtual.
Quanto ao papel social do Arquivo, além de buscar a preservação e conservação dos documentos e processos considerados de valor permanente, isto é, aquele de valor histórico, probatório ou informativo, é também sua atribuição prioritária a difusão do acervo sob sua guarda, a qual se dá, principalmente, pelo acesso à informação.
Anteriormente administrado por dedicados servidores do Fórum, no ano de 2018 o Arquivo Geral passou a contar com a coordenação de um arquivista do próprio quadro do TJAP, que a partir de então vem desenvolvendo projetos de readequação do espaço e otimização de funcionamento do setor.
E com o objetivo de efetivar e consolidar a gestão de documentos, informações e memórias do Tribunal, foi apresentada, em 2020, à Comissão de Reestruturação das Áreas Judiciária e Administrativa, a proposta de criação da Divisão de Informação, Documentação e Memória Judicial. Essa Divisão seria composta pela Seção de Biblioteca e Divulgação, Seção de Museu e Memória e Seção de Arquivo Judicial, que trabalhariam de modo integrado. Por sua vez, caberia à Seção de Arquivo a função de implementar a Política Arquivística e coordenar o Sistema de Arquivos do Tribunal de Justiça do Estado do Amapá, propondo normas e diretrizes na área de gestão documental, entendida aqui enquanto conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação, ao arquivamento e à preservação dos processos e documentos recebidos e/ou produzidos pelo órgão.
(TJAP) Membros da Comissão Permanente de Avaliação Documental em atividade. Da esquerda para direita: Michel Duarte (museólogo), Marcelo Jaques (historiador), Simone Menezes (bibliotecária), Apoena Aguiar (arquivista), 2019.
Entre os benefícios oriundos da Gestão Documental, almeja-se: a racionalização e padronização da produção/criação de documentos no âmbito do Tribunal; organização das atividades de recebimento, expedição e controle de trâmite de documentos e processos; redução de custos operacionais e de armazenamento da documentação arquivística em suporte de papel; centralização do armazenamento e gestão dos documentos em fase intermediária transferidos ao Arquivo; eliminação de documentos e processos arquivísticos, em conformidade com a legislação vigente.
Atualmente, em decorrência do grande volume de processos, já se faz presente a necessidade de montagem de uma nova infraestrutura para o funcionamento do Arquivo Central, a qual contemple espaço adequado para acondicionamento e tratamento técnico do acervo, bem como área destinada para consulta dos documentos pelos interessados.
