Departamento Adm

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Departamento Adm

Do Departamento

• Coordenar, através de suas Divisões, as atividades relacionadas à área de engenharia, limpeza e manutenção de móveis e imóveis, transportes, logística e suprimento de materiais de consumo e permanente;
• Atender as diretrizes da Diretoria Geral;
• Apoiar com dados e informações para o planejamento do TJAP;
• Apresentar relatórios circunstanciados das atividades desenvolvidas em cada exercício;
• Consolidar Programa de Trabalho do Departamento e encaminhar à Diretoria Geral;
• Apresentar à Assessoria de Planejamento e Organização, relatório circunstanciado explicitando a avaliação das atividades previstas e executadas do Plano de Trabalho, com fulcro em parâmetros (métricas), previamente definidos no Planejamento Estratégico, informando os desvios, naturezas dos mesmos e propostas às devidas correções;
• Organizar e informar à Assessoria de Planejamento e Organização, quando solicitado, dados e informações sobre diagnósticos, projeções, avaliações e prognósticos das atividades previstas e executadas para dar suporte à elaboração do Plano Anual de Trabalho do TJAP, anualmente;
• Informar à Assessoria de Planejamento e Organização a necessidade de implementação de metas, projetos, devidamente orçados para exame de viabilidade técnica, dotação de recursos, execução e aprovação com aval da Diretoria Geral, posteriormente, constar no Plano de Trabalho.

Da Divisão de Engenharia e Fiscalização

• Coordenar as obras de Engenharia do TJAP, através de suas Seções, no que tange à análise e elaboração de projetos, acompanhamento e fiscalização de obras, vistorias e  emissão de laudos e pareceres técnicos;
• Orientar sobre investimentos na área de edificações, na busca da realização de metas, propostas e diretrizes traçadas pela Administração do TJAP.

Da Seção de Engenharia

• Fiscalizar e vistoriar obras, apresentando relatórios detalhados;
• Supervisionar projetos executivos de edificações;
• Receber, analisar e controlar as solicitações de serviços e de fornecimento de materiais destinados às edificações do TJAP;
• Examinar e emitir parecer, em sua área de atuação, quando solicitada, acerca de materiais mencionados em propostas contidas em processos de licitação de obras;
• Elaborar Projetos, especificações técnicas e levantamento quantitativo e orçamentário de obras e serviços das edificações do TJAP;
• Gerenciar os contratos administrativos vinculados à área de construção;
• Disponibilizar dados relativos às novas edificações do TJAP, bem como das manutenções e alterações de estruturas físicas, incluindo detalhamento da obra, croquis, custo, áreas de terreno e de construção, empresas contratadas, documentação e etc.

Da Seção de Arquitetura

• Elaborar projetos executivos de arquitetura das edificações do TJAP;
• Elaborar e coordenar os serviços relacionados ao desenvolvimento e materialização dos projetos executivos por meio de desenho técnico;
• Elaborar especificações técnicas, definir e caracterizar materiais a serem utilizados em obras;
• Elaborar estudo, análise e definição de métodos construtivos;
• Planejar e elaborar os projetos de lay-out e de comunicação visual das edificações do TJAP;
• Elaborar estudo, análise, caracterização e elaboração de desenhos técnicos de móveis a serem utilizados em edificações do TJAP.

Da Seção de Elétrica

• Coordenar a manutenção elétrica preventiva e corretiva de redes de baixa e alta tensão, incluindo subestações aéreas, abrigadas e bancadas, em todos os prédios pertencentes ao TJAP ou sob sua responsabilidade;
• Elaborar projetos elétricos de subestações e distribuições elétricas, através de software apropriado;
• Análise de projetos elétricos de subestações e distribuições elétricas;
• Fiscalização de elaboração e execução de projetos elétricos de Subestações, Sistema de Proteção Contra Descargas Atmosféricas – SPDA, Malhas de Terra e Distribuições Elétricas, e outros projetos vinculados à área elétrica.

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Divisão de Garagem, Arquivo e Depósito

• Coordenar a execução dos serviços de manutenção preventiva e corretiva da frota de veículos do TJAP, bem como os serviços de Arquivo e Depósito de documentos e processos.

Da Seção de Garagem

• Viabilizar e controlar as manutenções preventivas e corretivas dos veículos do TJAP;
• Viabilizar, intermediar, acompanhar e registrar as revisões obrigatórias de veículos em garantia, através de concessionárias autorizadas;
• Coordenar e registrar as entradas e saídas de veículos na Oficina do TJAP;
• Promover levantamento, através de mecânicos, eletricistas e outros profissionais, de peças e acessórios necessários para a manutenção de veículos;
• Efetuar as requisições de materiais, peças e acessórios junto ao Almoxarifado;
• Controlar e efetuar as requisições de peças, acessórios e serviços junto à empresas contratadas pelo TJAP para esses fins;
• Analisar, controlar, cotejar e dar o encaminhamento devido a faturas de peças, acessórios e serviços, emitidas por empresas contratadas;
• Obter e lançar dados em planilhas, elaborar e atualizar relatórios estatísticos no que tange à manutenção de veículos.

Da Seção de Depósito Público

• Registrar as entradas e saídas de bens;
• Organizar a disposição adequada dos bens sob sua guarda e responsabilidade.

Da Seção de Arquivo Administrativo

• Efetuar o arquivo e controle de documentos e processos administrativos encaminhados para arquivamento na Seção;
• Registrar as entradas e saídas dos documentos e processos administrativos;
• Organizar a disposição adequada dos documentos e processos.

Da Seção de Arquivo Judicial

• Efetuar arquivamento e manter o controle de processos judiciais;
• Registrar as entradas e saídas dos processos judiciais;
• Organizar a disposição adequada dos processos judiciais arquivados.

Da Divisão de Gestão de Material

• Coordenar o atendimento de materiais de consumo a todas as unidades do TJAP e das Comarcas;
• Gerenciar as permissões de acesso ao software de Gestão de Almoxarifado;
• Atendimento eletrônico das requisições de materiais, de acordo com a disponibilidade, demanda e saldos físicos existentes;
• Realizar levantamentos estatísticos de consumo visando o controle e as devidas correções;
• Elaborar pedidos de compras (ressuprimento);
• Prever, caracterizar e justificar a indicação de materiais de consumo a serem padronizados, com base em informações próprias do Almoxarifado Central, bem como com a colaboração de outras áreas;
• Análise e encaminhamento das Notas Fiscais e demais documentos de materiais transitados no Almoxarifado Central.

Da Seção de Almoxarifado

• Receber e conferir materiais de consumo entregues no Almoxarifado Central;
• Classificar e cadastrar materiais de consumo novos;
• Pesquisar, analisar o aprimoramento e atualização de dados de materiais cadastrados no software de Gestão de Almoxarifado;
• Promover lançamento eletrônico de Notas Fiscais e/ou outros documentos pertinentes, gerando a entrada de materiais de consumo, através de software de Gestão de Almoxarifado;
• Organizar estoques de acordo com o tipo de material, rotatividade e otimização de espaço físico;
• Organizar e arquivar documentos relativos a materiais de consumo transitados no Almoxarifado Central (cópias e/ou 2ª vias de notas fiscais, notas de empenhos, requisições atendidas e etc).

Da Divisão de Gestão de Patrimônio

• Coordenar, através de suas Seções, o controle e registro de bens móveis e imóveis;
• Organizar e manter a atualização de dados e arquivamento da documentação dos bens imóveis do TJAP;
• Promover estudo, justificativa, caracterização e indicação de materiais permanentes a serem padronizados, com base em informações próprias, bem como com a colaboração de outras áreas do TJAP;
• Acompanhar, instruir P.A's, consolidar e controlar os pedidos de materiais permanentes.

Da Seção de Patrimônio e Alienações

• Classificar e cadastrar materiais permanentes novos e edição/atualização de materiais cadastrados no software de Gestão de Patrimônio;
• Lançamento eletrônico de Notas Fiscais e/ou outros documentos pertinentes, gerando a entrada de materiais permanentes, através de software de Gestão de Patrimônio;
• Realizar distribuição e transferência de materiais permanentes às diversas unidades do TJAP e Comarcas;
• Realizar registro eletrônico da distribuição e transferência de materiais permanentes, com a utilização de software de Gestão Patrimonial, emitindo Termos de Transferências e colhendo a assinatura dos novos responsáveis pelos bens distribuídos;
• Levantamento e avaliação de bens inservíveis, com vistas à alienação patrimonial;
• Efetuar baixas patrimoniais, com a utilização de software de Gestão Patrimonial, emitindo os Termos de Baixa;
• Realizar inventários periódicos, de acordo com as necessidades circunstanciais, com foco na manutenção do controle patrimonial;
• Atualizar dados patrimoniais constantemente no software de Gestão Patrimonial, tais como localização, estado de conservação e demais informações importantes;
• Organizar e arquivar todos os documentos relativos a bens móveis do TJAP.

Da Divisão de Serviços Gerais

• Coordenar o apoio logístico às diversas atividades do TJAP, incluindo transportes, limpeza e manutenção de bens móveis e imóveis.

Da Seção de Apoio Administrativo

• Elaborar Memorandos, Ofícios, despachos, relatórios e demais documentos do D.A;
• Organizar o arquivamento apropriado de documentos e processos administrativos, conclusos para arquivo no Departamento Administrativo;
• Acompanhar, controlar a intermediação dos serviços de encadernação e de confecção de Carimbos;
• Acompanhar, avaliar, controlar a análise de faturas e instrução de autos relativos ao fornecimento de combustíveis aos veículos do TJAP, inclusive das comarcas interioranas.

Da Seção de Transportes

• Coordenar os serviços de transportes, através dos veículos e motoristas do TJAP e requisitados, sob sua responsabilidade;
• Viabilizar as documentações dos veículos do TJAP junto ao Detran;
• Organizar e arquivar a documentação dos veículos do TJAP;
• Providenciar emplacamentos, licenciamentos e seguros obrigatórios dos veículos do TJAP;
• Gerenciar escalas de viagens dos motoristas para o interior do estado e escalas de plantão em sábados, domingos e feriados, quando necessários;
• Apoiar a intermediação e viabilização de perícias e laudos por ocasião de sinistros envolvendo veículos do TJAP.

Da Seção de Arquivo e Protocolo

• Receber, protocolar, controlar e efetuar a distribuição inicial de documentos internos e externos, entregues na Seção de Protocolo;
• Acompanhar e analisar faturas de correspondências e seu controle estatístico.

Da Seção de Manutenção e Instalação Predial

• Viabilizar, coordenar e intermediar os serviços de manutenção, limpeza e conservação de bens móveis e imóveis do TJAP;
• Vistoriar, através de rotinas de trabalho, o estado de conservação dos imóveis do TJAP, apresentando relatórios e propostas de manutenção preventiva e corretiva, caso necessário, com levantamentos quantitativos e custos monetários.