Secretaria Única das Varas Cíveis e de Fazenda Pública foi a primeira a zerar expedientes pendentes relativos a mais de sete mil processos

VISITA 2 Criadas há seis meses, por meio da Portaria 1118/2017, as secretarias únicas das varas Cíveis e de Fazenda Pública; Criminais e de Auditoria Militar; Tribunal do Júri e Juizado de Violência Doméstica; e de Família, Órfãos e Sucessões, todas da Comarca de Macapá, fazem parte de um novo modelo de gestão proposto pelo Conselho Nacional de Justiça – CNJ, e em fase de consolidação no Tribunal de Justiça do Amapá. Para mostrar os primeiros resultados positivos, a Secretaria Única das Varas Cíveis e de Fazenda Pública, que unificou seis varas com 24.967 processos em tramitação, foi a primeira a zerar os expedientes pendentes relativos a 7.304 processos.

VISITA 20 A diretora da Secretaria, Kálita Prado Lima, técnica judiciária, relatou que reuniu a equipe no dia 02 de maio e propôs aos colegas que cada um se encarregasse de encaminhar 40 processos por dia. Dessa forma, em duas semanas teriam concluído os expedientes vencidos até aquela data. “Diariamente novos expedientes venciam e o trabalho não estaria encerrado ao terminarmos o estoque vencido até abril. Então, decidimos dar prioridade total aos expedientes e integrei a equipe. Viemos trabalhar durante dois sábados e no final de maio colocamos em dias os expedientes vencidos de abril e também aqueles que venceram no decorrer de maio”, relata.

VISITA 30 Com muito esforço e organização prévia das tarefas a serem executadas, os servidores da Secretaria Única das Varas Cíveis conseguiram manter os expedientes em dia, de forma que nenhum processo a cumprir expediente fique atrasado. Esse feito pode ser constatado em consulta ao Tucujurômetro, um mecanismo de aferição de produtividade constante do Portal do TJAP, onde, hoje, constam apenas sete processos vencidos. “Esses foram remetidos para outro órgão e após a remessa as partes juntaram, eletronicamente, petição”, explica Kálita.

Encerrada fase de atualização do cumprimento de expedientes, a equipe passou a atualizar outros parâmetros. “Registro que, para o êxito dessa empreitada, foi muito importante o comprometimento dos colegas da Secretaria Única Cível e a colaboração da presidência do TJAP, que disponibilizou um assessor e um estagiário para ajudar nessa tarefa. Esperamos atualizar as demais pendências da secretaria dentro de poucos meses”, assegura a diretora.

Entre os outros parâmetros estão os processos com prazos vencidos. São mais de 400 processos diariamente, que precisam ter encaminhamentos dentro da Secretaria Única. “O trabalho de atualização do prazo vencido avança lentamente, o que pode ser melhorado com a adequação da quantidade de servidores após a execução das resoluções que tratam de lotação, paradigma e remoção”, jusitificou Kalita, referindo-se à resolução 219/CNJ, em fase de implantação no TJAP.

"Passada a fase de organização do ambiente e do sistema, fomos encontrando a melhor maneira de trabalhar e hoje estamos muito bem adaptados. Os colegas estão satisfeitos com o atual modelo, eis que trabalhamos com metas e já fomos beneficiados com o ponto inteligente, o que antes não existia para servidores das varas cíveis”, conta a diretora.

VISITA 29 O ponto inteligente permite que o servidor registre sua presença no local apenas uma vez durante o dia, e a qualquer hora. Essa flexibilização vem acompanhada de uma exigência no cumprimento de metas e na melhoria da produtividade, o que vem dando certo na experiência das secretarias unificadas.